第1章　はじめに

本マニュアルは、会議録発行システム（以下「本システム」という）の操作方法について定めるものである。 本システムの利用にあたっては、本マニュアルのほか、文書管理規程、会議体運営規程、 情報セキュリティ管理規程および関連する通達類を遵守すること。

なお、本マニュアルに定めのない事項については、情報システム部に照会のうえ、その指示に従うこと。 照会は原則として所属長を経由して行うこと。

第2章　用語の定義

本マニュアルにおいて使用する用語の定義は、次の各号に定めるところによる。

1. 「会議録」とは、会議体運営規程第2条に定める会議体の議事の記録をいう。
2. 「発行」とは、会議録を本システムに登録し、発行番号を取得する行為をいう。
3. 「発行者」とは、発行を行う者をいう。
4. 「承認者」とは、発行者の指定する承認を行う者をいう。
5. 「一時保存」とは、発行に至らない状態で入力内容を保存する行為をいう（第9章参照）。

第3章　システムの起動（対応ブラウザ）

本システムは Internet Explorer 6.0 以上での動作を保証する。その他のブラウザを使用した場合に 生じた不具合については、情報システム部は責任を負わない。 デスクトップに作成されたショートカットからの起動は推奨しない（第11章11.3参照）。

第6章　会議録の新規発行

6.1　メイン画面より「会議録 新規発行」を選択する。

6.2　カテゴリ、分類1〜3、宛先（回覧先）、承認者、ジャンル、職場、会議名および開催日を入力する。カテゴリの選択基準は第7章を、分類1〜3のコードは付録Aを参照のこと。

6.3　議事内容を入力する。議事内容には決定事項、保留事項および宿題（担当・期限を含む）を記載すること。

6.4　入力内容を確認のうえ、以下の手順で発行する。

6.4.1　入力内容に誤りがないことを確認する。

6.4.2　再度、入力内容に誤りがないことを確認する。

6.4.3　画面下部の「発行」ボタンを押下する。

6.4.4　表示される発行番号（GJR-で始まる番号）を控える。

6.5　発行後の修正は、会議録修正申請書（様式G-7）を情報システム部に提出して行う。修正には5営業日を要する。

第7章　カテゴリの選択基準

カテゴリは会議体の性質に応じて選択する。「定例会議」とは定期に開催される会議をいい、 「臨時会議」とは臨時に開催される会議をいう。「打合せ」とは会議に至らない打合せをいい、 「連絡会」とは連絡を目的とする会をいう。いずれにも該当しない場合は「その他」を選択し、 会議名の冒頭に【その他】と付記すること。

第11章　トラブルシューティング（抜粋）

11.1　画面が表示されない場合　→　ブラウザを再起動する。解消しない場合はPCを再起動する。

11.2　入力内容が消えた場合　→　60分間操作がなかったものと思われる。最初から入力し直す。

11.3　ショートカットから起動できない場合　→　ショートカットを削除し、ポータルから起動する。

11.4　上記で解消しない場合　→　情報システム部（内線2100）に連絡する。つながらない場合が多いが、根気よくかけ直すこと。

付録A　コード一覧（抜粋・76ページ）

A.1　分類1（主管部門コード）

1＝製造部門　2＝品質保証部門　3＝生産技術部門　4＝管理部門　9＝その他

（注）「9＝その他」を選択する場合は、事前に情報システム部へ照会すること。

A.2　分類2（会議体格付コード）

A＝全社会議体　B＝部門会議体　C＝課内会議体

A.3　分類3（保存年限コード）

1＝1年　2＝5年　3＝10年

（備考）分類1〜3の名称および選択基準は、画面には表示されない。本付録を参照すること。 なお、コードの由来は旧・文書管理システム（1998年導入・2011年廃止）の分類体系による。